Расскажу про свой способ управления делами. Шёл я к нему много лет методом проб и ошибок. Главная сложность, с которой я постоянно сталкивался — это слишком сложное управление todo-программами. В какой-то момент я понял, что почти все существующие программы требуют слишком много времени на их же обслуживание. Например иерархия задач, указание приоритета, важности, даты и т.п. Это всё, безусловно, замечательно, особенно для тех, кто «хронически» не умеет организовывать своё время, но лично для меня такие вещи бесполезны.

Со временем у меня сформировался очень простой список правил, которые позволяют организовать свои дела. И при этом без какой-либо привязки к конкретной программе. :-)

Постановка задачи

Первое, что я хотел — это иметь список задач всегда перед глазами. Да именно чтобы он постоянно «мозолил» глаза и чтобы я видел весь объем работ.

Второе — мне не нужна сложная иерархия задач и их сложные настройки. Да, я могу просто их не указывать, но лишние детали со временем начинают жутко раздражать. Взять для примера популярную ToDoList. Это не просто список задач, а целый комбайн, где есть дерево задач, список задач, диаграмма сгорания задач, календарь, планировщик, диаграмма Ганта, канбан, mind map и даже облако слов. При том, что каждая задача имеет несколько десятков параметров. Я элементарно в этом запутался...

Третье — задачи должны строиться по датам, но при этом должны быть общие списки без указания даты. Обычно задача вбивается и у неё ставится дата. Дальше программа выводит их в виде календаря (задания на день). Но мне нужно их сразу вбивать в конкретную дату, а это значит нужен планировщик, вроде гугл-календаря. Но там нет возможности указать задачу вне даты (точнее есть/была, но слишком криво и неудобно). Может быть есть какие-то программы, имеющие двойственную «природу», но...

Четвертое — мне уже надоело искать супер-продвинутые программы, которые постоянно глючат и тормозят, поэтому программа должна быть такой, чтобы от неё можно было бы отказаться в любой момент. :-)

Решения

Обычные бумажные липкие листочки — идеальный вариант, но неудобные. Я как-то даже специально покупал доску из пробки, чтобы накалывать эти листочки. Меня хватило где-то на неделю... И хотя бумажными листочками я до сих пор постоянно пользуюсь, они всё-таки не совсем то, что нужно для работы за компьютером.

Поэтому первое самое простое решение — это использовать обычный текстовый файл, где вести свой список дел. Программа при этом может быть любая, кому-то либреофис, кому-то Notepad++, а кому-то стандартного блокнота будет достаточно. Главное — это вывести иконку файла на рабочий стол и он будет доступен в пределах одного клика.

Но я постепенно перешел на использование windows-программы «Записки» (поищите в Стандартных) — это привычные «липкие» листочки. Программа всегда работает, а значит все листочки всегда доступны. То есть управление программой очень простое: нажали иконку нового листочка и вбили текст. Даже сохраняться не нужно.

Мои правила

1. Все должно быть как можно проще. Категорически запрещено тратить время на обслуживание программы.

2. День начинается с составления списка задач, который нужно выполнить в течение дня. Если задача привязана к какому-то точному времени, то настраивается любая напоминалка, скажем будильник на телефоне.

3. Существуют общий и/или тематические списки, где задачи никогда не имеют отметки о выполнении, а служат только для напоминания. Если планируется выполнять общую задачу, то её нужно скопировать (и уточнить, если нужно) в суточный список. Как только общая задача выполнена, она просто удаляется.

4. Для ведения списка используется любая подходящая программа, например текстовый блокнот или липкие листочки («записки»). В одном «листочке» задания для одного дня или весь тематический список.

5. Сохранять архив выполненных задач не обязательно. Он нужен только для анализа собственной продуктивности и не более того. Если задача сегодня не выполнена, то она должна быть перенесена в список следующего дня или в общий список. Суточный список должен быть только на текущую дату. Никаких предыдущих дней быть не должно (см. п.2). Если дата будущая, то она создается в общем списке и отдельно настраивается напоминалка, например в гугл-календаре.

6. Система поощрения за выполненные дела (по желанию). Единственная мера — затраченное время. Можно округлять в любую сторону, например до 1 часа. Время — это условные баллы, которые можно потратить на развлечения без зазрения совести.

7. Оформление задач в виде суточного текстового списка.

• каждое задание с новой строки.
• в начале строки указывается «-» для невыполненных дел.
• задачи, которые под вопросом выполнения, отмечаются «?»
• как только задача выполнена «-» меняется на «+».
• если оценивается затраченное время, то оно указывается в скобках сразу после «+».
• все задачи одноуровневые, без подзадач.
• порядок задач произвольный.
• задачи под конкретное время размещаются в начале списка с указанием времени (в виде «напоминалки»).

На практике

Например у меня есть тематические листочки «РАБОТА», «ПРОГРАММЫ», «ОБЩИЙ СПИСОК» и т.д. В них нет никаких дат, только некие планы на будущее.

Каждый день я начинаю с составления списка задач. Это новый отдельный листок, где я указываю что планирую сделать. Если какая-то задача из общего/тематического списка, то я в суточном её уточняю. Например общаяя задача «- шаблон MF», в суточном «- в MF обновить menu.scss». То есть в суточном списке должны быть точные и понятные задачи, которые после выполнения отмечаются «+».

В конце дня я удаляю все выполненные задачи. Как-то я вёл учет затраченного времени, по потом бросил, поскольку если все задачи выполнены, то какая разница сколько на это потрачено времени? Как говорится: сделал дело — гуляй смело!

Точно так же я не веду архив задач. Раньше вёл, но за всю историю ни разу он мне не пригодился. Но, думаю, что это уже по желанию, вдруг нужно перед женой отчитаться. :-)